پذیرایی، اولین چیزی است که مهمانان یک همایش، نمایشگاه یا مراسم افتتاحیه از آن به یاد می‌آورند. یک قلم جاافتاده، مثل برق دستگاه قهوه یا مجوز ورود تیم به سالن، می‌تواند کل برنامه را عقب بیندازد. این چک‌لیست همه مراحل را از ۸ هفته قبل تا روز بعد از رویداد، به ترتیب زمان، پوشش می‌دهد.
دانلود رایگان چک‌لیست
نسخه قابل چاپ (PDF) برای تیم اجرا، و نسخه اکسل با ستون مسئول و موعد و ماشین‌حساب تعداد فینگرفود.
زمان‌بندی در یک نگاه
۶ تا ۸ هفته قبل
۱. برنامه‌ریزی
۴ هفته قبل
۲. محل و تجهیزات
۳ هفته قبل
۳. نوشیدنی
۲ تا ۳ هفته قبل
۴. فینگرفود
۲ هفته قبل
۵. چیدمان و برندینگ
۲ هفته قبل
۶. آشپزی و تشریفات در محل
روز اجرا
۷. بهداشت و ایمنی غذا
روز رویداد
۸. روز اجرا
همان روز و روز بعد
۹. بعد از رویداد
۱. برنامه‌ریزی (۶ تا ۸ هفته قبل)
- ☐ تاریخ، ساعت شروع و پایان رویداد
- ☐ تعداد نوبت‌های پذیرایی: ورود، استراحت بین برنامه، ناهار، پایان
- ☐ برآورد تعداد مهمان، با حاشیه برای مهمانان پیش‌بینی‌نشده
- ☐ بودجه پذیرایی به ازای هر نفر
- ☐ نوع پذیرایی: ایستاده (فینگرفود) یا نشسته
- ☐ شناخت مخاطب: مدیران، عموم، رسانه، مهمانان خارجی
- ☐ تعیین یک رابط از طرف برگزارکننده برای هماهنگی پذیرایی
- ☐ بازدید از محل یا گرفتن نقشه سالن
۲. محل و تجهیزات (۴ هفته قبل)
- ☐ جای میز پذیرایی و مسیر رفت‌وآمد مهمانان (جلوی در ورود شلوغ نشود)
- ☐ برق کافی برای دستگاه‌های گرم‌نگه‌دار و قهوه‌ساز
- ☐ فضای آماده‌سازی پشت صحنه، آب و سینک
- ☐ جای نگهداری سرد برای غذاها و نوشیدنی‌های سرد
- ☐ مسیر ورود بار، پارکینگ، مجوز ورود تیم پذیرایی و ساعت مجاز بارگیری
- ☐ مقررات محل: ممنوعیت شعله، پیمانکار انحصاری، ساعت تخلیه
- ☐ سطل زباله کافی و جای جمع‌آوری ظروف
۳. نوشیدنی (۳ هفته قبل)
- ☐ نوشیدنی گرم: چای، قهوه، دمنوش
- ☐ نوشیدنی سرد یا موکتل برای مراسم
- ☐ آب معدنی لیوانی یا شیشه‌ای، جدا از بقیه نوشیدنی‌ها
- ☐ لیوان، همزن، شکر، دستمال و سینی جمع‌آوری
- ☐ برای غرفه نمایشگاه: پکیج نوشیدنی روزانه برای همه روزهای نمایشگاه
۴. فینگرفود (۲ تا ۳ هفته قبل)
- ☐ تعداد فینگرفود را با جدول «چند عدد برای هر نفر» حساب کنید
- ☐ ترکیب سرد و گرم: سرد زودتر چیده می‌شود، گرم نزدیک زمان سرو
- ☐ سرد: کاناپه، مینی کروسان، رول ژامبون، سوشی، تاکو
- ☐ گرم: اسپرینگ رول، فیله مرغ سوخاری، پنیر سوخاری
- ☐ دسر و میوه: سینی سالاد میوه، شیرینی
- ☐ گزینه گیاهی و برچسب مواد برای مهمانان با حساسیت غذایی
- ☐ همه اقلام یک‌لقمه‌ای باشند؛ در پذیرایی ایستاده کسی چاقو و چنگال ندارد
- ☐ زمان تحویل سینی‌ها نسبت به زمان سرو
- ☐ برنامه تجدید سینی‌ها برای رویدادهای طولانی
فینگرفود برای چند نفر؟
| نوع پذیرایی | عدد برای هر نفر | مثال: ۲۰۰ نفر |
|---|---|---|
| پذیرایی سبک بین برنامه (همایش، افتتاحیه، جلسه) | ۴ تا ۶ | ۸۰۰ تا ۱٬۲۰۰ |
| مهمانی ۲ تا ۳ ساعته | ۸ تا ۱۲ | ۱٬۶۰۰ تا ۲٬۴۰۰ |
| فینگرفود به‌جای وعده غذایی | ۱۲ تا ۱۵ | ۲٬۴۰۰ تا ۳٬۰۰۰ |
این اعداد قاعده رایج پذیرایی است. محاسبه دقیق با تعداد مهمان خودتان در فایل اکسل بالا آماده است. توضیح بیشتر: فینگرفود برای چند نفر چقدر؟
۵. چیدمان و برندینگ (۲ هفته قبل)
- ☐ میز رسمی متناسب با فضای رویداد: رومیزی، استند، ظروف
- ☐ لوگو و رنگ سازمان روی میز و بسته‌بندی
- ☐ کارت نام هر غذا روی میز
- ☐ عکاسی از میز چیده‌شده پیش از ورود مهمانان
۶. آشپزی و تشریفات در محل (۲ هفته قبل)
- ☐ فینگرفود گرم که در محل تازه آماده و سرو می‌شود
- ☐ شات‌های یک‌نفره (مزه، اسپرینگ رول، فیله سوخاری) برای سرو در محل
- ☐ تعداد نیروی سرو و لباس فرم هماهنگ
- ☐ هماهنگی زمان سرو با برنامه سخنرانی‌ها
۷. بهداشت و ایمنی غذا (روز اجرا)
- ☐ غذای سرد تا زمان سرو سرد بماند
- ☐ غذای گرم با دستگاه گرم‌نگه‌دار سرو شود
- ☐ دستکش و پوشش مناسب برای نیروی سرو
- ☐ سینی‌ها تا زمان سرو پوشیده بمانند
۸. روز اجرا (روز رویداد)
- ☐ رسیدن تیم و چیدمان، با فاصله کافی پیش از ورود مهمانان
- ☐ چک نهایی میز، نوشیدنی و برچسب‌ها
- ☐ شماره تماس مسئول پذیرایی در دست رابط برگزارکننده
- ☐ تجدید سینی‌ها و جمع‌آوری ظروف خالی در طول برنامه
۹. بعد از رویداد (همان روز و روز بعد)
- ☐ جمع‌آوری ظروف و تحویل تمیز محل
- ☐ تصمیم درباره غذای باقی‌مانده
- ☐ جمع کردن بازخورد مهمانان و عکس‌های پذیرایی
پذیرایی همایش با مزبار
مزبار پذیرایی رویدادهای ۲۰۰ تا ۲۰۰۰ نفره را در چهار بخش انجام می‌دهد: نوشیدنی‌های نمایشگاهی و تشریفات، سینی‌های آماده سرو، چیدمان میز رسمی و برندشده، و آشپزی و تشریفات در محل. برای هر رویداد یک کارشناس اختصاصی تعیین می‌شود.